Oczywiście każdemu może zdarzyć się zapomnieć o fakturze, może się zdarzyć, że obieg dokumentów w większych firmach powoduje, że faktury płacone są czasem po terminie. Ale już w chwili upływu terminu do zapłaty dobrze będzie wystosować do dłużnika informację o przekroczeniu terminu płatności. Nie musi to od razu być wezwanie do zapłaty na piśmie i pismem poleconym. Można to wysłać po prostu pocztą elektroniczną, ewentualnie zwykłym listem. Najlepiej przyjąć w firmie jakieś ogólne zasady, aby księgowość się nimi zawsze kierowała. Np. informacja o przekroczeniu terminu płatności po tygodniu od upływu terminu do zapłaty faktury VAT, wezwanie do zapłaty po 2-3 tygodniach. Jeśli te działania pozostają bez odpowiedzi, należy się już z dużym prawdopodobieństwem liczyć, że sprawa będzie musiała trafić do działu windykacji, firmy windykacyjnej, kancelarii radcy prawnego, kancelarii adwokackiej, zajmującej się windykacją. Pierwsze wezwanie do zapłaty może być wysłane jeszcze przez firmę, musi być to dokonane pismem poleconym. Może się bowiem zdarzyć, że w dalszej kolejności konieczne będzie podjęcie postępowania sądowego gospodarczego, w którym trzeba będzie wykazać, że dłużnika wzywano do zapłaty przed złożeniem sprawy w sądzie.
Jak wygląda dalsze postępowanie? Wynajęta kancelaria radcy prawnego, kancelaria adwokacka, czy kancelaria prawna zatrudniająca zarówno adwokatów, jak i radców prawnych, skieruje sprawę do sądu. Postępowanie sądowe jest z reguły długotrwałe. Ważnym elementem jest, jeśli okaże się to możliwe, zabezpieczenie pozwu przed jego złożeniem. Czyni się tak w sytuacji, gdy niemożliwe jest uzyskanie przeciwko dłużnikowi nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym, który jest tytułem zabezpieczenia. Gdy mamy zabezpieczony pozew, wtedy mamy pewność, że po wygraniu sprawy uda się wyegzekwować należność. Nie wszystkie podejmowane działania zależą od radców prawnych, czy adwokatów. Skuteczna windykacja legnica ma miejsce wtedy, gdy dłużnik dysponuje odpowiednim majątkiem. Oczywiście, nie wszystko zależy od zdolności prawnika, czy jest mądry, sprytny, dobry. Od prawnika zależy to, czy zaproponuje wierzycielowi wszystkie dostępne prawem instrumenty, jakie mogą posłużyć wyegzekwowaniu należności. O jednym jednak trzeba pamiętać w szczególności.
Wszystkie podejmowane czynności są kosztowne i nie jest tu mowa wyłącznie o wynagrodzeniu, jakie należy zapłacić prawnikowi w celu dochodzenia jego wierzytelności. Ściąganie długów jest po prostu czasochłonne i kosztochłonne. Sama opłata sądowa wynosi, zasadniczo, 5 % wartości przedmiotu sporu. Łatwo sobie zatem policzyć, że w sprawie o 10.000 zł musimy zapłacić do sądu 500 zł. Suma ta rośnie więc razem z dochodzonym roszczeniem. To dużo jeśli się zrozumie, że wyrok sądu daje nam jedynie zasądzenie roszczenia. Trochę sprawę może przyspieszyć uzyskanie nakazu zapłaty. Później trzeba wystąpić o klauzulę wykonalności i skierować sprawę do komornika, co dalej będzie wiązało się z kolejnymi kosztami. Jak się tego wszystkiego ustrzec, czy jest to możliwe? Ustrzec tego, że dłużnik nam nie zapłaci w zasadzie nie da się w 100 %. A nawet jeśli, to często będzie się to wiązało i tak z koniecznością zaangażowania do dochodzenia należności radcy prawnego, adwokata, czy firmy zajmującej się windykacją wierzytelności. Co zatem zrobić, aby zabezpieczyć się przed niepłaceniem, czy minimalizować koszty związane z windykacją wierzytelności (dochodzeniem długów, ściąganiem długów). Otóż należy stosować różne rodzaje zabezpieczenia wierzytelności. Od najprostszych, takich jak podpisanie faktury VAT przez dłużnika (osobę, która uprawniona jest do reprezentowania firmy dłużnika), po bardziej skomplikowane sposoby. Niejednokrotnie już wymienienie korespondencji, w której nawiąże się do wystawionej faktury VAT, może w późniejszym procesie spowodować przyspieszenie prowadzonego przez sąd postępowania. Taka korespondencja może zawierać uznanie długu, a to z kolei może prowadzić do uzyskania dokumentu pozwalającego uzyskać nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym, który jak wskazano powyżej, jest tytułem zabezpieczenia wierzytelności.
Nad sprawnym zorganizowaniem systemu zabezpieczenia wierzytelności w firmie czuwać powinien radca prawny. W przypadku mniejszych firm zadanie to może zostać zlecone takim podmiotom jak kancelaria radcy prawnego, kancelaria adwokacka, chociaż ta ostatnia to z reguły specjaliści od prawa karnego i rodzinnego. Zadaniem tym nie zajmie się natomiast kancelaria doradcy podatkowego. W praktyce występują również bardziej skomplikowane sposoby zabezpieczenia wierzytelności, jak poręczenie, hipoteka, gwarancja bankowa, gwarancja ubezpieczeniowa, przewłaszczenie na zabezpieczenie, przelew wierzytelności na zabezpieczenie. Te wszystkie umowy, które wymagane są przy tego rodzaju czynnościach sporządzi wam radca prawny. Radcowie prawni najczęściej bowiem specjalizują się w pisaniu umów, bo pisanie tekstów prawnych to ich codzienna praca. Zabezpieczenie wierzytelności może być osobowe albo rzeczowe. Jedno i drugie bywa jednak nieskuteczne. Do zabezpieczeń rzeczowych należy w szczególności zaliczyć hipotekę, zastaw, zastaw rejestrowy, przewłaszczenie nieruchomości na zabezpieczenie. Zabezpieczeniami osobowymi są np. poręczenie, poręczenie weksla. Jeśli chodzi o weksle, to te papiery wartościowe obrosły wieloma mitami. Dzisiaj weksle tracą na znaczeniu, trochę niesłusznie. Dzięki wekslowi można uzyskać nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym, który jest natychmiast wykonalny po upływie terminu do wniesienia zarzutów od nakazu zapłaty. Warto czasami zastanowić się nad zastosowaniem tego rodzaju zabezpieczenia. W chwili obecnej nie uiszcza się od weksla in blanco opłaty skarbowej uzależnionej od wysokości zabezpieczanej kwoty, jak miało to miejsce wcześniej, przed zmianą przepisów. Wracając do windykacji należności stwierdzić trzeba, że nie ma jednego skutecznego sposobu windykacji. Dłużnicy wymyślają coraz to nowe sposoby, aby unikać płacenia wierzycielom. Przoduje tu oczywiście rozdzielność majątkowa, która ostatnimi czasy staje się coraz popularniejsza. Uciekanie z majątkiem poprzez jego przenoszenie, nawet na najbliższych członków rodziny, powoduje znaczne utrudnienie w dochodzeniu należności od dłużników. Oczywiście możliwe jest skierowanie przeciwko nabywcy tzw. skargi pauliańskiej, ale przecież wszystko wiąże się z kosztami. Złożenie pozwu w sądzie uzależnione jest od poniesienia kosztów (5 %), do tego dochodzi wynagrodzenie za prowadzenie sprawy, jakie należy zapłacić prawnikowi - najlepiej radcy prawnemu albo adwokatowi. Efekt oczywiście nie jest nigdy stuprocentowo pewny. Podobnie jest w przypadku, gdy dłużnikami są spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Oczywiście, można dochodzić zapłaty od członków zarządu, ale znowu to będzie długotrwała przeprawa w sądzie, w której sami nie damy sobie rady, będziemy potrzebowali pomocy prawników. Jedno jest natomiast pewne, korzystając z obsługi prawnej na bieżąco przed wieloma kosztami i uciążliwościami można się ustrzec, ponosząc o wiele niższe koszty niż te, które wynikną później w związku z prowadzeniem sprawy.
